★确认停车位已安排好。
★与接待处联系，通知他们参加会议的人员名单。
★联系接线台，在会议进行中不准接电话，除非是需要在会议室接的紧急电话。
★确保在会议开始之前会议室已经准备好。检查取暖、照明和通风设备。再有，要保证有足够的坐位。
★每个坐位上都放好书写用的纸／笔记本和笔。
★在会议室门口挂上“正在开会”的通知。
★把缺席致歉名单放在会议主席的桌前，因为这是日程上的第一项。
★给会议主席一份上次会议的会议纪要。
★确保所有出席会议的人在出席单上签名。
★确保多印几份会议日程和其他相关文件的复印件。
