5.3.3学术研讨会

学术研讨会是行业内专家和技术人员以报告形式进行交流的活动，目的是让行业领导、客户和同行了解客户的技术水平，提高客户在行业内影响力和了解业界动态。现在国际国内的行业学术研讨会越来越多，费用也越来越大，几十分钟的主题发言大约就要几千美元。客户不能逢会必到，也不能置之不理。如何选择性地参加学术研讨会是沟通部门应该花时间研究的问题。

选择参加研讨会通常先要搞清以下几个问题：谁主办的？谁承办的？有哪些领导到会？哪些人做报告？哪些公司参加？主题是什么？听众主要有哪些？只有搞清这些问题，才能明确掌握研讨会的规模、听众和影响力，判断是否值得向客户做出推荐。

参加行业学术研讨会应该注意以下问题：

公关顾问应该配合技术人员将客户的介绍和技术报告资料、图片、录像带等提前提交给组委会，以便现场播映，印制会刊和学术论文；

 现场应提前测试笔记本电脑、投影设备和麦克，确保工作正常；要提醒报告人提前在台下等候，同时注意帮助报告人检查仪表、服饰等。

 邀请用户旁听研讨会要至少提前一周通知，对外地客户要提前安排好食、住、行、参观、会见等一系列活动，同时要由专人陪同全程；

 安排好摄影、摄像和录音，留作内部资料或提供给其他技术人员学习；

 研讨会上要注意收集参会单位的技术资料，会后进行分类整理，以便市场调查之用。对于学术性较强的资料，要转交相关技术部门参考研究。

 可邀请专业媒体感兴趣的记者旁听，以便及时了解客户的技术和产品动态。

5.3.4对外开放参观

向社会公众开放，安排外部人员参观是一个组织增进与公众之间的联系和了解的手段，也是经常性的公共事务活动。参观的公众可以是主管部门、行业协会领导人、媒体记者、学校师生、股东和其他对组织感兴趣的公众。

对外开放参观的直接目的：

1. 增加本组织的透明度和扩大组织在社会上的知名度；

2. 争取公众的理解和支持，表明它的存在是有利于社会和公众的；

3. 开放参观也有助于消除人们对本组织某些不解和疑虑，改善社区关系。

对外开放参观的内容包括：现场观摩、介绍和实物展览等。

 现场观摩是带领参观者参观客户的厂区、生产流水线、质量检测、成品车间等，并配以讲解、演示等辅助手段让观众“眼见为实”；

 介绍可以包括口头介绍、书面介绍和音像介绍等形式。在现场观摩前，利用录像，幻灯、文字材料对客户的情况做介绍，使公众有大致了解，会受到很好的效果；

 实物展览包括图片、实物、模型、产品陈列等，是对外开放参观的辅助手段。

公关顾问在协助客户安排对外开放参观时，需要注意以下几个方面：

 对外开放前要首先确定参观主题。任何一次开放参观，都应明确要达到什么效果，给参观者留下什么印象。例如某造纸厂定期对外开放，主题是环保，参观内容始终围绕组织优良的厂区环境和排污设施，表明组织十分重视社区的环境保护，组织的生产不会给社区造成污染。

 要选择合适的开放时机。开放参观既可常年进行，也可以定期进行。开放参观时间最好安排在一些特殊的日子，例如周年纪念日、节假日等。

 提前安排好参观路线。沟通部门要提前确定好开放的部门、车间，设计好参观线路，制作向导图及指示牌。如有保密和安全需要，还应注意防止参观者超越参观范围。

 参观者应有专人陪同。应该由公关人员和讲解员全程陪同参观团，负责登记、讲解、向导等工作。客户方的领导有必要时要出面迎送参观者，同时介绍情况和听取意见，并对来宾光临表示感谢。

 确保参观者安全。要向参观者介绍安全条例和注意事项，现场观摩时要时刻注意参观者的举动，确保他们的人身安全。

 事先通知相关部门。沟通部门在每次安排参观之前，要事先通知生产、保卫、后勤等相关部门，做好保障和管理工作，避免意外事故发生。

 参观结束后，征求参观者的意见和建议，虚心接受或作出解释，以改进管理和生产。

5.3.5赞助活动

现代社会，越来越多的组织认识到除自身赢利外，还必须承担一定的社会责任和社会义务，以向政府和公众表达组织希望回馈社会，成为良好“社会公民”的愿望。一个组织表达这方面愿望的形式多种多样，其中积极参加和组织各种各样的社会赞助活动最为常见。

进行赞助不仅是一个组织自身发展利益的需要，同时也是组织作为社会一员在对外交往活动中展现良好社会道德和无私精神的手段。有些跨国公司在全球每年的赞助费用多达上亿美元，赞助已经成为公共事务活动不可缺少的部分。

赞助活动是指客户通过对某一社会事业、事件、活动无偿地给予资金或物质上的捐赠或支持，扩大自身的知名度和美誉度，树立良好形象和履行社会责任和义务的社会交往活动。

赞助活动通常分为两类：与客户业务相关活动和一般社会公益活动。

 与行业机构和学术组织合作。例如共同建立研发中心，为实验项目提供经费，共同举办学术研讨会等；

 在教育机构相关专业设立奖学金，为本专业学生提供实习培训机会；

 为本行业相关社会活动提供支持。例如手机制造商为亚运代表团提供手机，钢琴厂赞助音乐会，汽车制造商赞助拉力赛等。

 各项公益项目。对科技、教育、文化、体育、医疗、环境保护、社会慈善事业、社会福利事业和人类和平事业等方面的赞助。如治理环境，希望工程，抗洪救灾，为残疾人义演，体育赞助等。

公关顾问在协助客户进行赞助活动时，应注意以下几点：

1. 进行赞助项目的调研和分析：

确定拟赞助的项目是否真正具备积极的社会意义和广泛的社会影响力。这是赞助活动的根本，也是决定是否参与的前提条件；要看该项目是否符合客户的发展经营战略和近期沟通策略，是否能达到树立良好形象，扩大客户的知名度和美誉度，协调政府及相关机构关系等目的；要充分考虑到所赞助项目是否和所在行业或自身产品相关。特别要注意客户的各项赞助要相应统一，不要偏离整体赞助主题太远。

2. 制定详细赞助计划。包括：赞助宗旨、赞助目的、对象范围、赞助方式、赞助预算、负责人、赞助仪式安排、其他沟通手段的配合等。

3. 赞助活动实施的过程中，要有专人负责全程跟踪。应该充分调动各种沟通手段、技巧，尽力扩大该项活动的社会影响力和客户的美誉度。

4. 在调动各种沟通手段增加社会影响力的同时， 又要坚决避免把赞助活动变为单纯的商业广告行为，这样会使公众对赞助的目的性产生怀疑，反而有损客户的形象。

5. 赞助效果评估。检查各项指标完成程度，找出存在的不足，为今后改进提供依据。

6. 支付赞助款。有些赞助项目是按年度付款的，如果签订了长期合同，付款日期前要提前安排付款，以示诚意。如果让对方提醒或虎头蛇尾就陷入被动、尴尬的局面。

7. 对决定不参加的赞助项目或不能全部满足赞助要求时，应该向对方坦然相告，诚恳解释原因，以免引起矛盾，但不必为威胁利诱所吓倒或屈服。

8. 需要特别注意的是公关顾问有时会遇到某些个人或公司打着国家机构或领导的牌子招摇撞骗，索取赞助。这就要求公关顾问在日常工作中仔细分辨，谨防上当受骗。