下面介绍公关顾问在巡展中起到的作用。
1． 信息传播。
巡展有大量的信息需要向公众传播，公关顾问在其中起到的作用是制定关键信息的内容，并作为传播的管道之一。关键信息是巡展的主题思想，需要贯穿整个过程和体现在所有的活动形式中。制定关键信息必须把短期的市场行为需求和长期的品牌建设需求有机的结合起来，这也是为什么必须由公关（不是广告）参与制定关键信息的原因。传播管道是公共关系可调动的媒体力量，以及参与宣传品制作和各种活动的现场布置和管理。
2． 形象管理。
巡展是客户在顾客、合作伙伴、经销商面前的一次集中的形象展现，尤其是在外地，客户经常是第一次与公众面对面，所以如何在巡展中包装客户的形象，使之与产品形象和媒体报道相吻合，是公关顾问必须的工作内容。
3． 关系协调。
巡展的过程也是客户和产品与市场各个利益群体建立关系、巩固关系、化解关系危机的过程，这是公关顾问的看家本领，也是在巡展中需要发挥的主要作用。
实施管理中应该需要注意的几个问题：
合理调配资源
巡展需要动用大量的人力物力，公关顾问在接手一个巡展项目时，需要充分估计对人力物力的需求，合理调配，协调好项目内部以及与其他并行项目的关系，必要的情况下，对巡展的线路和时间安排施加影响，以保证项目的顺利实施。
备足流动资金
尽管可能收到部分预付款，但由于涉及大量的制作、场地租赁和差旅费用，公关顾问还是需要备足资金，防止出现不必要的麻烦。
借助合作伙伴
巡展涉及在陌生环境中组织活动，提高成功率和保证顺利实施的一个办法是借助当地的合作伙伴，公关顾问平时就应建立起一个各地合作伙伴的数据库，在巡展中他们往往会起到雪中送炭的作用。使用合作伙伴还可以有效的降低人力和资金不足的压力。
控制风险
身处外地，人生地不熟，且人手有限，应对风险的能力大大降低，所以对待巡展，从策划阶段就需要调高风险等级，充分预估可能发生的风险因素，尽量采用风险小的方案，并预制应急方案。例如主题大会的地点选择在酒店就比在大卖场或其他露天场合风险低的多。
表四：巡展中的主要公共关系活动
| 形式 | 受众 | 地点 | 备注 |
| 市场活动 | 启动仪式主题大会主题分会捐赠仪式经销商见面会用户见面会技术论坛图片展历史展产品展用户调查经销商调查…… | 顾客经销商媒体政府合作伙伴…… | 星级酒店大卖场商业城其他场所 | 主题大会内容：政府领导讲话组织领导讲话用户代表讲话合作伙伴讲话新产品、新技术讲解产品演示渠道策略讲解服务策略讲解抽奖文艺演出…… |
| 媒体活动 | 新闻发布会媒体专访走访当地媒体 | 媒体 | | 媒体邀请媒体接待现场控制发稿追踪 |
| 公关文案 | 新闻稿、演讲稿、邀请函、调查问卷、综述评论、促销信息稿、科学说明文、客户案例稿、活动串讲词、宣传单页、PPT文件编写制作等 |
| 宣传品制作 | 各种会议资料、宣传片、礼品、促销宣传品、摄影、摄像等 |
1.5.4 用户大会、经销商大会
用户大会和经销商大会是客户为了协调与用户和经销商关系而经常使用的公共关系活动，也有的客户把这两个大会合并，称之为年会或商务年会。一般一年举行一至两次，时间大都分布在年初或年末，规模少则百人，多则数千人。会议的地点一般选择在客户总部所在地，或者是生产基地所在地，会议照例都会安排对总部、研发机构、生产基地的参观访问。也有很多大会是带有奖励性质的，地点会安排在旅游区，甚是国外，把会议内容与旅游休闲结合到一起。
用户大会和经销商大会与巡展类似都属于综合性大型市场（公关）活动，公关顾问担任的角色和任务也是多方面的。对于策划和执行中需要把握的原则和操作的内容，虽与巡展的出发点不尽相同，但大致是相似的，读者基本可以参考上一节有关巡展的内容来了解。
需要注意的两点：面对成百上千人的会议，难度和风险大部分来自于大量、复杂的接待和组织工作，公关顾问需要有思想准备；另外，对于在旅游区召开的大会，选择一个好的旅行社作为合作伙伴，是一个事半功倍的好办法。
