一个成功的会议，首先在于会议自身明确的主题，还需要有一个好的会议场所以及完善的设备、周密的组织和高效的协调，尤其是会后的旅游更能起到画龙点睛的作用；从会场布置到伴宴演出，从机场接机到会场迎宾，从客房内放置的详细会议指引到客人带回家的小礼品，我们都力求做到尽善尽美，在您出发到开会之前，我们就已经通过网络将您的会场布置效果图、会议进程设计、各项服务规范全部发送给您，让您真正做到心中有数。当然，这只是我们完善服务的一部分。

会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：

1．确定会议目的。

2．确定会议形态。

3．决定实质上的需求。

4．考虑与会者的期望。

5．选择何种会议地点与设备。

6．评估选择的正确性。

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

选择会议场地的工作清单(check list)

地区

1．费用(成本)与便利性。

2．是否邻近机场。

3．轿车或出租车是否足够。

4．充足的停车空间。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

环境

1．当地有何观光点。

2．购物。

3．休闲活动。

4．天候状况。

5．环境是否良好。

6．餐厅。

7．当地治安是否良好。

8．社区经济状况。

9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。

3．报到处是否容易找到：

(1)是否有足够房间供工作人员使用。

(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

(3)接待处的人力是否足够。

4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5．询问处是否全天候有人值班。

6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

7．对客人的服务：药局\礼品店\柜台服务。

(4)保险箱。

8．舒适、整洁的饭店住房：

(1)家具是否完好。

(2)现代化冲浴设备。

(3)充足光线。

(4)足够的衣橱空间与衣架。

(5)烟雾警示器。

(6)火灾逃生资料是否清楚。

(7)冰箱和小酒吧。

(8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。

(9)是否在每层楼有冰块和饮料。

(10)电梯服务。

(11)标准房与豪华房的大小。

(12)是否有特别楼层提供特殊服务。

(13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。

(14)订房的程序和方法。

(15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。

(16)每一种类别的房间数。

(17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。

(18)会议房价与一般房价如何。

(19)何时能提供确定的会议房价。

(20)是否需要保证数量与订金。

(21)进房与退房的时间。

(22)什么时间取消已预订的房间。

(23)付款方式。

(24)接受哪几种信用卡。

(25)万一取消订房，退款方式为何。