（2）展台人员

实现展出目标建立展出者形象要靠展台人员，要靠展台人员的业务知识、工作方式、穿着、举止等。因此，必须对展台人员提出相应的要求和标准。

A、业务知识。展台人员必须掌握展台工作所需的知识，包括公司情况、所展出产品和服务的情况、客户需求、市场情况、竞争情况等。需要强调的是展台人员必须完全了解展品，必须能够回答有关展品的任何问题。若做不到，必须知道如何获得答案。展品方面的知识对展台推销非常重要。

B、工作方式与态度。展台工作的特点是在很小的空间内，很短的时间内，接待大量的参观者，向参观者推销，与参观者进行贸易洽谈等等。展台工作需要展台人员有工作积极性，有技巧和经验。

展台人员首先应当保持良好的精神状态，态度友善，使参观者有受欢迎之感。展台人员应主动接触对展台和展品表现出兴趣的参观者。交谈过程中，保持清醒的头脑，注意交流的方向和内容，始终牢记展出目的。同时言谈措辞要简洁、直接、实际。通过交谈迅速辨别判定参观者的身份和价值，在授权范围内尽量深入交谈，介绍公司、推销产品，引导、激发客户购买兴趣。如果有可能，就进入实质性的贸易洽谈，争取签约成交。如果是重要的潜在客户或是重要的合同，即使到了闭馆时间，仍应设法易地继续洽谈，争取签约或取得阶段结果。接待、推销、洽谈结束后，迅速记录相应的详细情况。

展台人员应坚守岗位。展览会时间展台不能无人照管，也不能让外行代看展台。无人看守意味着丢失贸易机会，而外行做接待、洽谈工作可能会使客户的第一次接触变为最后一次接触，把潜在客户推给竞争对手。参观者稀少、展台人员疲乏时，也不要松懈，保持良好精神状态。这不仅是为了保持良好的展出者形象，也是为了接待参观者。一些有经验的、重要的商人会在人少时候参观展览。接待参观者可以有技巧的不同，但是，态度应该是一样的，要礼貌、平等地接待所有参观者，尤其是在散发资料和小纪念品时更要注意这一点。

C、举止。要想建立良好的展出者形象，仅有好的展台设计和展台布置还不够，还需要展台人员有恰当的行为举止。展台人员必须保持良好的工作状态和精神状态，必须站立，随时准备接待参观者。而且不论有无参观者，都应站立。展台工作期间展台人员无事不得聚集、聊天。展台上禁止饮食、抽烟。展台上禁止阅读报刊、资料。在展台上看书读报，反映展台萧条，也反映展台人员工作责任心不强，这都有损于展出者的形象。

D、穿着。展台人员穿着影响展台人员的形象和展台的形象，并能影响展台人员的工作。因此，也应予以重视。展台人员的穿着有多方面的影响和作用：区别于参观者、体现展出者的行业、体现展出者的品位等等。

（3）展台环境

展台环境有双重功能，一是对参观者而言，展台环境是形象；二是对展台人员而言，展台是工作场所。展台环境主要是指展台清洁、展台安全和展台保卫。

A、展台清洁。展台体现并塑造展出者形象，应当维持展台处于整齐、干净的状态。保持展台清洁在进行展台设计时就必须考虑，要设计充足的储存空间。

展品以及模型、文图、声像设备等要放在合适的位置。如果被挪动或被碰脏，要及时挪回原位，并擦干净。展出期间，观众喜欢摸展品，要随时擦去展品、展架上的脏手印。如果有操作，必须及时清除废料。若有空箱必须及时搬走。检查资料、样本放置情况。展台上不应有乱放的资料。供观众自取的资料要摞放整齐，资料要及时补充。

展台地面要保持干净，随时拣走地上纸片、空杯或其他物品。展台墙面也要保持干净，随时擦去墙上的脏手印或其他痕迹。展台内不要随便放东西，尤其是可能绊倒人的物品或障碍。展出者可以雇佣专业清扫工或指定展台人员负责展台清扫。

B、展台安全。展览会人多，有安全隐患，而且是人越多隐患越大，因此，应予以注意并作出相应安排。展览会上的安全隐患包括火灾以及一些伤害等。

正规的展览会都有一系列的安全规定，包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展出者必须认真阅读，并按规定办事。各地展览会比较一致的规定有：展架展板必须经防火处理，照明设备和材料必须符合当地标准，电源必须由展览会指定的公司人员连接，各地展览会对双层式展架要求也很严。

为保证安全，展出者首先要选择使用符合规定的展架道具；其次在施工搭建时，不仅要赶速度，也要注意质量，保证展架道具安装坚固；第三，在展出期间，要有人负责检查展架、设备状态，维护修理展架、设备，尤其是观众多的时候，更要注意。指定人在每天闭馆时检查展台、关闭电源；第四，如果展览会要求展台配备灭火器，就按规定配备；第五，根据条件和需要为展台人员和参观者投保。这常常是展览会的规定之一。注意展台安全不仅是为了防止事故，也是为了保持展台和展台设备的正常工作状态。

C、展台保卫。展览会上失窃现象比较普遍，有大偷，也有小偷。因此保卫也应当列为展台工作内容之一。展台保卫主要是两方面，一方面防展品被盗，另一方面是防止展台记录及其他秘密资料或情报被非法地窃取或合法地套取。

使用封闭式展台是对付小偷的办法之一。如果有贵重但体积不大的展品，可以使用保险箱或闭馆后随身携走。展览会多设有晚间保险设备，展出者可以联系使用。太贵重的展品可能需要雇佣专业警卫，另外要保险。

展览会是合法和非法地收集情报的地方。竞争对手或工业间谍可能会采用合法的不合法的手段收集信息尤其是公司秘密。对此，展台人员应有必要警惕性。不能只有热情而不用头脑，为了吸引更多的潜在客户而泄漏公司秘密。竞争对手直接参观展台并不违法。只是要十分小心。

由于许多情报是在交谈中被套出来的。因此要明确禁止、限制透露公司的一些情报，比如企业正在研制的产品、企业的市场战略等无论如何不得向外透露。可以在培训展台人员时介绍一些必要的技巧，比如掌握交谈思路、了解对手意图、对付双重问题等，并在展出期间提醒、监督展台人员保持警惕。

除了合法地通过交谈套情报外，情报收集者还会采取“偷”的办法收集展品、秘密资料、成交合同、接待记录。展台管理不善很容易让情报收集者得手。

此外，一些媒体也到处寻找故事和花边新闻。展台经理以及全体展台人员对此也要有所警觉。不要向竞争对手和工业间谍泄漏公司秘密。要对每一个上展台的人存有一份戒心，但是不可草木皆兵。

3、展后工作

展览会闭幕标志展览会结束，但是，并不意味着展出工作结束。在展览会闭幕至参展人员离开展出地之间，展出者必须完成展品和展具的拆除和运输、统计、总结、结账等项工作。一些展览后续工作也可以在此期间开始做。

（1）撤展

撤展工作主要包括展品处理、展架拆除、道具退还、回程运输安排等。撤展工作必须在展览会闭幕后开始，但是撤展准备工作需要在展览会期间甚至展览会开幕前就考虑和着手做。撤展工作需要考虑并安排的内容包括：展品处理、展架拆除、展具拆除、花草装饰拆除、展品和道具的回运手续、回运公司、展品装箱运到展台时间、集装箱运到展场时间表、场地清扫安排、场地交还手续等等。这些工作通常由展台经理或指定人员办理。撤展首先要注意的问题是按时。既不要提前也不要推迟撤展。

撤展的主要工作之一是展品处理。展品处理的方式一般为：出售、赠送、销毁、回运。出售是指展品出售给观众。在零售性质的展览会上，展品往往也是卖品直接销售给参观者，参观者付款后可以立即取走。在贸易性的展览会上，展品售出后，买主往往不能立即取走展品，一般需要等展览会闭幕后再取；赠送一般是指展出者将展品赠送给客户或重要人物；销毁通常是一些价值不太大，展出者不想出售也不想回运的展品。销毁通常需要人证在场；回运是指展出者将展品运回展出者所在地。如果在同一行政区域或同一税区，展品处理涉及的费用比较简单，甚至可能不产生费用。但是在非同一征税区域展出，展品处理方式不同会使展出者缴纳不同的税额，因此，展出者要明确展品处理方式。

展品从展架、展台上取下后，就可以开始拆除展台撤走展具。如果展出者使用的是租用标准展台或委托施工的展台，就可以不考虑展台拆除问题，由展览会或施工公司考虑。如果是展出者使用自己的材料自己动手搭建展台，就要考虑自己再动手拆除展台，并事先安排计划好拆除人员和工作。如果是国际展览，就有结关问题，一方面要与海关建立良好的关系；另一方面要按规定办理手续。有时展出者在结关工作结束前就会离开展出地，将有关工作留给运输报关代理办理。这就需要将有关单证办理准确无误。

撤展期间，展台经理或指定负责人要确认所租借物品的包括办公用品、道具、花草、电气设备等全部归还原主，避免产生额外费用，并及时索回押金。

如果由展出者自己拆除展架，不要留下乱七八糟的垃圾，这会给人留下不好印象，有损于展出者名声，给展览会组织者留下额外工作，因此可能产生额外清扫费用。将场地清扫干净交还展览会这也有助于展出者和组织者建立良好的关系，为将来合作打下基础。场地交还展览会，展出者在展览会场的工作就算完成。

（2）总结

展览作为一项工作，结束后需要总结工作的好坏成果大小，以便评估已做的工作，并改善将来的工作；展览作为展出者营销的一个环节，也需要总结，理顺头绪，分轻重缓急，以便开始下一环节的工作。展览总结工作最好在展台人员未离开展出地时完成，一方面因为展台人员对展台工作仍记忆犹新，展台人员集中比较容易，也就比较容易收集整理资料；另一方面是因为展台人员一旦回到办公室，就会陷入已堆积起来的日常工作之中，就可能再也没有机会做总结了。

总结的主要内容之一是收集情况和资料。展览资料包括：成交合同、新客户名单、参观者接待记录、市场和行业调研结果。此外，一些其他资料也很重要，包括运输单证、发票收据、展览有关单位、公司联系地址、服务报价等等。在收集、整理、分析展出资料的基础上，展出者需要写出总结、报告等材料。每个展台人员根据各自的工作性质、内容写出自己需要的总结、报告等。展台经理或指定人员根据整体情况写出展出整体总结、报告等。展出总结、报告的内容要根据实际需要决定，一般包括市场潜力、竞争、前景分析报告、财务报告、展台工作和展览效果报告、后续工作建议和计划等。材料写好后尽快提供给领导和有关部门。

（3）后续

展出只是展出者经营、营销工作的开始，是整体经营、营销的一个环节。展出之后，有更多的工作需要做。这些工作对于展出而言，可以称作是“后续工作”。后续工作需要有计划、持久地做。但是，有些后续工作需要在展台人员还未离开展出地时就抓紧做。

A、致谢。展览会一闭幕，就抓紧向提供帮助的单位和人员致谢。最好是展台经理亲自致谢。对于最重要的人，可以登门致谢，甚至通过宴请表示谢意；其次可以打电话致谢。如果没有时间亲自向每一个有关人员和单位致谢，至少要向主要人员和单位致谢，并尽快给不能亲自致谢的人员和单位发函致谢。致谢应作为展后例行工作之一，致谢不仅一种礼节，而且对建立良好的关系有促进作用。此外，对参观展台的客户，不论是现有客户还是潜在客户，都要发函致谢，感谢客户参观展台。这是一项比较大的工作，可以在展览会未结束之前就开始做。如果感谢信上就接待时的一些话题发挥一下，感谢效果会更好，因为这已不是一般的交流，而是比较近、比较深的交流方式，表示出对参观者本人的重视。

B、宣传。如果展出效果好，可以举行记者招待会或发新闻稿，将有关情况提供给展览会和新闻界，进一步扩大展出影响，加强参观者的印象。在正常情况下，也应准备展览会的最后一份新闻稿，提供给媒体。

C、贸易关系。在展览会闭幕之后和离开展出地之前，展台人员可以抓紧时间访问展出地的关键新客户。每个买主在展览会上都会与许多展出者建立联系，但是只会与少数建立实际的贸易关系。这一方面信赖于产品、价格等条件，另一方面依赖于工作效率和质量。要抢在竞争对手之前巩固与新客户的关系。谁的工作做得好，谁就可能争取到新客户。对于接近谈成的项目，也要抓紧继续洽谈，争取离开展出地之前签约。否则，未谈完的项目随时可能变卦。

D、准备下一届展出。展出效果好，展出者可能希望继续展出。如果这样，可以与展览会组织者初步接触、商谈。早申请有一些优势：展会组织都更容易熟悉展出者，展出者可能优先挑选场地位置，组织者可能在其新闻稿中提及最先申请的公司，这也是公司扩大影响的机会。

展台工作分展前、展期和展后三个阶段。展前工作的主要任务是将展台搭建布置好，并完成客户邀请工作。展前工作的时间性很重要，所有工作必须在展览会开幕前全部完成。展期工作以展台为中心，主要工作包括展台接待、展台推销、展台洽谈、情况记录、市场调研等。展台工作是实现展览价值、达到展出目标的主要阶段和主要手段。展后工作的主要任务是展品处理、展台拆除、收集统计展出资料、结账、致谢等。如果展台人员训练有素、积极肯干，展台工作管理得当，展出工作就会取得预期的效率和效果。