第一章 总 则

第一条 为加强城市房屋产权档案管理，有效地保护和利用城市房屋产权档案，根据有关法律法规，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本办法适应于长沙市市辖区城市规划区国有土地范围内的房屋产权档案（以下简称产权档案）的管理。

第三条 本办法所称产权档案，是指房地产行政主管部门在房屋权属管理工作中形成的应归档保存的文字、图表、声像等形式的历史记录。

第四条 长沙市房地产管理局是产权档案管理的主管部门。长沙市房地产档案馆具体负责产权档案的管理工作。

第五条 产权档案是房屋权属管理工作的重要组成部分，长沙市房地产档案馆应建立健全产权档案管理制度，配备专职人员，设立专项费用，保证产权档案的完整、准确、安全和有效利用。

第六条 长沙市房地产管理局所属单位和部门应按照本办法的要求，支持和协助做好产权档案管理工作。

第二章 产权档案的归档

第七条 产权档案的归档范围。

一、房屋权属登记的文件材料：

（一）房屋产权来源的有关证明文件：房屋买卖（交换）合同书、房产继承公证书、房产赠与公证书、房产析产协议书、房产转移的批文、法院判决（调解、裁定）书及协助执行通知书、仲裁文书、房屋拆迁补偿安置协议书、用地批文（土地使用证）、建设用地规划许可证及附件、建设工程规划许可证及附件、集资合作建房合同书、新建（改、扩建）计划文件、投资批文、房屋竣工验收证明等；

（二）法人资格证明、授权委托书。法定代表人证明等。

（三）房屋及其所占用的土地位置图：房地产分幅平面图、分反平面图、分层分户平面图等。

（四）房屋产权登记工作中记录的文件材料：登记申请表、收件收据存根、墙界表、建筑面积计算表、户室对照表、登记审批表。转让申请表、转让审批表、转让过户单、权属证书存根、权属证书芯页等；

二、房屋抵押登记的文件材料：借款合同（主合同）、抵押合同、同意抵押的证明、法人资格证明、授权委托书、法定代表人证明、收件收据、抵押登记申请表、审批表。

三、反映房屋权属状况的卡片：房屋栋卡、产权索引卡、地名索引卡等。

四、反映房屋权属状况的簿册：发证记录簿、产权清册等。

种房屋权属证明等。

五、反映房屋权属状况的信息资料：摄影照片、录相磁带、计算机存储的光磁盘等。

六、其它房屋权属资料：冻结文书、代管文件、历史形成的各种房屋权属证明等。

第八条 产权文件材料应为原件。按规定可收复印、复制件的，应由收件人进行核对，并注明核对日期及原件的存放处。

第九条 每件（宗）产权登记工作完成后，产权登记人员应按规定清理有关产权文件材料，及时送房地产档案馆归档。

第十条 司法、行政部门依法限制房屋产权转移的文书，由长沙市房地产档案馆负责接受，并及时登录。

第三章 产权档案的整理

第十一条 产权档案案卷的编目：

一、卷内文件材料，用铅笔从阿拉伯数字“l”开始依次编写页号，正面在右上角编写，背面在左上角编写；案卷封面、封底。卷内目录、备考表不编写页号。

二、文件目录放在案卷文件材料之前。备考表放在案卷文件之后并记录总页数（大写）、立卷时间、立卷人、修改补充等需要的情况。

三、案卷封面包含全宗号、业务宗号、测量号、所有权证号、共有权证号产别产权人、管理人房屋座落、编制单位和日期。

第十二条 产权档案案卷应按规定整理、排列、装订，做到整齐、美观。新增资料放原有资料之前不分册装订。

第十三条 产权档案按图丘号建档，分栋按产权人立卷，分区按测量号、栋号顺序从小到大排列上柜。

第十四条 抵押档案保存期限为他项权利注销之日起一年以内，过期除他项权利登记申请表和他项权利注销申请表之外，其他文件材料销毁。

第四章 产权档案的保管与利用

第十五条 房地产档案馆要充分利用现有的产权档案文件材料、及时为房屋产权管理、房地产交易、房地产争议诉讼和仲裁、房屋拆迁、物业管理、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务，并编制必要的检索工具和参考资料。

第十六条 房地产档案馆应严格执行国家档案管理的保密规定，谨防产权档案的散失、泄密。房地产档案馆要定期对产权档案的密级进行审查，根据有关的规定，及时调整密级，以更好地利用产权档案文件资料。

第十七条 产权档案管理要逐步利用新技术、新设备，实现管理技术现代化。

第十八条 档案管理人员因工作变动时，应及时办理好产权档案交接手续。

第十九条 销毁档案应提出销毁报告并附销毁清册，由档案鉴定小组审查，报市局行政主管部门批准，并报档案业务主管部门备案。产权档案销毁时要有专人负责监销，防止失密。

第二十条 产权档案的管理要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好档案的防虫、防湿、防尘、防鼠、防霉、定期检查等方面的工作，确保库房的安全，档案的完整。

第二十一条 查阅和复制产权档案材料应履行审批手续，并

登记备案。

l、机关团体、企事业单位查阅产权档案须凭单位介绍信、查阅人有效身份证件；私房业主查阅产权档案须凭身份证、房屋所有权证。查阅产权档案必须填写档案查阅单，经档案馆负责人批准，查阅密级产权档案还应报长沙市房地产管理局批准。

2、经办产权登记、交易管理、权属案件处理的人员以及经长沙市房地产管理局批准的有关部门工作人员填写查档单后，可直接查档。

3、查档人需摘抄、复制档案内容的，须经档案馆负责人批准。需要确认的，由档案馆工作人员核对无误后，加盖档案馆公章。

4、产权档案原则上不外借，确因工作需要必须借出档案的，要填写借档单，由档案馆负责人审批。借出档案由借档人归还，30日内不能归还的，须及时办理续借手续。

5、查借档案时，应爱护档案，不得折页，禁止涂改、添加、抽取、撕毁档案材料，否则，按有关规定追究当事人责任。

第五章 附 则

第二十二条 产权档案工作人员的奖惩按档案管理的有关法规执行。

第二十三条 利用产权档案实行有偿服务。收费标准按物价管理部门审定的标准执行。

第二十四条 本办法自发布之日起施行。以前的有关规定与本办法不一致的，按本办法执行。法律法规另有规定的，从其规定。